آشنايي مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهاي لازمه

آشنايي مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهاي لازمه

فهرست:
کليات سازمان و مديريت
هدف و وظايف اداره امور دفتری
روابط اداری
سيستم گردش نامه های اداری و نقش مسؤول دفتر
بايگانی
فراگرد تلفنی- نقش و وظايف مسؤول دفتر
عمليات اداری مسؤول دفتر
مديريت و برنامه ريزی استفاده از تلفن
جلسه
چند نکته مهم
مختصری از آيين نگارش

وظایف کارمندان امور دفتری آنقدر متنوع است که نمیتوان فهرست آ نها را در یک اداره خاص عنوان کرد. آن ها باید اطلاعات محدودی درباره سیستمها و جریان های مدیریتی داشته باشند.آشنايي مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهاي لازمه برای همه افراد سازمان لازم است.
وظایف دفتری ممکن است طبق فرآیندهای کاری شرکت تعیین شود و یا ترکیبی از وظایف زیر باشد:
پاسخگویی به تلفن، تایپ و واژه پردازی، دفترداری،تندنویسی، کار با دستگاه های اداری و بایگانی.
وظایف:
■ جمع آوری، شمارش، تخصیص بودجه،دفترداری و تکمیل معاملات بانکی.
■ ارتباط با مشتریان، کارمندان و افراد دیگر برایپاسخگویی به سؤالات.
■ پاسخگویی به تلفن، ارتباط دادن تماس ها ودریافت پیام.
■ گردآوری، کپی، دست هبندی و بایگانی اسنادمربوط به فعالی تهای اداری معاملات بازرگانی و دیگرفعالیتها.
■ تکمیل و ارسال صورت حساب ها، قراردادها،سیاست گذاری ها، فاکتورها یا چک ها.
■ به کار انداختن دستگاه های اداری مانند فتوکپی،اسکنر، دستگا ههای نسخ هبرداری، سیست مهای پست صوتی و کامپیوترهای شخصی.
■ محاسبه، ثبت و تصحیح داد هها و سایر اطلاعات مانند گزار شها و یادداشت ها.
■ نگهداری و ب هرو زکرد ندستی یا کامپیوتری سیست مهای بان کهای اطلاعاتی، سیستم های پستی،دفاتر دارایی و بایگانی.
■ با زکردن، دسته بندی و تعیین مسیر نام هها،پاسخگویی به نام هها و آماده کردن آن ها برای ارسال.
■ بررسی فایل ها، رکوردها و سایر اسناد برای دریافت اطلاعات و پاسخگویی به درخواست ها.

www.DigiFiles.org