اصول بایگانی موثر اسناد و مدارک

اصول بایگانی موثر اسناد و مدارک
پرونده مجموعه ای است از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه و یا کلاسور نگاه داری شده باشد.محتویات یک پرونده مبین آن موضوع و یا مشخصات یک فرد است. اصول بایگانی موثر اسناد و مدارک یکی از موارد مهم است که همه افراد در سازمان باید بدانند.
پرونده های جاری
کارهای شاغلین استمرار استفاده دارد.
پرونده نیمه جاري
موارد بازنشسته ها و مستمري بگیران و …. استفاده گهگاه صورت می گیرد.
پرونده راکد
مدارک فوت شده فاقد وراث مستمري بگیر قانونی و… استفاده خودر را ازدست داده است.

بایگانی فرآیندی است که برای حفظ، ذخیره سازی و طبقه‌بندی اسناد و اطلاعات در سازمان‌ها استفاده می‌شود. در این فرآیند، آن دسته از اسنادی که دیگر بصورت فعال در سازمان در حال گردش و مورد استفاده نیستند، شماره‌گذاری شده و در یک فضای مشخص ذخیره می‌شوند. این‌ها در واقع اسناد راکدی هستند که با هدف امکان دسترسی به آنها در آینده در صورت نیاز، ذخیره می‌شوند. بنابراین معلوم نیست که چه زمانی ممکن است دوباره به آنها احتیاج پیدا شود.بایگانی اسناد مزیت‌های متعددی دارد، از جمله: از نابودی اسناد جلوگیری می‌کند، رعایت الزامات قانونی را تسهیل می‌کند، امنیت اسناد را افزایش می‌دهد، باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود و دسترسی سریع و آسان به اسناد ایجاد می‌کند.

یکی از بهترین نمونه‌های نرم افزارهای بایگانی در ایران، زیرسیستم مدیریت مستندات نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که به شما اجازه می‎‌دهد تا انواع اسناد سازمانی خود را بایگانی و سطح دسترسی به آنها را تعیین کنید. یکی از قابلیت‌های مهم برای بایگانی اسناد در اتوماسیون فراگستر که در نسخه ۷ آن اضافه شد، ”تعریف و ایجاد قالب از نوع سند” بود که باعث ایجاد تحول بزرگی در به‌اشتراک‌گذاری اسنادی نظیر word ,excel, powerpoint  و … به صورت تیمی در بستر اتوماسیون شد. عمده تفاوت قالب‌های از نوع سند با سایر قالب‌های نامه در امکان “قابل ویرایش بودن” آنهاست.

www.DigiFiles.org