اصول و فنون مسئول دفترها
مدير بايد شخصي را مستول دفتر نمايد كه با وي در طريق سازگاري فكري باشد و بين خود و مسئول دفتر يك ارتباط معنوي و عاطفي احساس كند. مدير نبايد يك شخص عصبي، بدخلق و داراي رفتار خشك را بعنوان مسئول دفتر خود انتخاب كند. ابتدا مدير بايد به مسئوليتها و وظايف شغلي مسئول دفتر آشنائي كامل داشته باشد و از او بخواهد كه چه كارهائي را انجام دهد.
مدير بايد وظايف، مسئوليتها و حدود اختيارات رئيس دفتر را در حضور و يا غياب خود تعيين نمايد. خط مشي هاي سازمان و حوزه مديريت را كه در ارتباط با حيطه وظايف او مي باشد براي وي توجيه نمايد. حقايق و اطلاعات لازم در اختيار مسئول دفتر قراردهد. با صبر و حوصله در مقابل مشكلات ناملايمات كاري برخورد نمايد و نمونه اي براي مسئول دفتر خود باشد.
نحوه برخورد و عملكرد مسئول دفتر نشاندهنده شخصيت مدير در انتخاب اين فرد و اقدام متقابل مراجعين به اين حوزه مديريت تلقي خواهد شد. شخصيت فرد زماني مورد توجه قرار مي گيرد كه داراي نكات مثبت بوده و توجه ديگران را جلب نمايد. بطور كلي شخصيت از نظر روانشناسي عبارت است از مجموعه صفات و خصوصيات رواني، جسماني ، وراثتي و ساير عوامل مختلف. جنبه اخلاقي شخصيت را « خلق » مي گويند. كه از صفات پايدار شخصيت به حساب مي آيد.
اداره عبارت است از همكاري مشترك افراد براي انجام مقاصد مشتركي كه در پيش روي دارند. سازمان فراگردي است از ارتباط متقابل ميان افرادي كه براي نيل به هدفهاي خاصي آن را ايجاد كرده اند. اگر سازمان بخواهد با موفقيت انجام وظيفه كند بايد همواره از يك رهبري خوب در جهت هم آهنگ ساختن فعاليت ها و عمليات سازماني بهره مند باشد.
موقعيت مسئول دفتر در سازمان
مسئول دفتر تسهيل گر كار مدیرش مي باشد. در موسسات بزرگ گاه براي سرعت در كار مسئول دفتر در سطوح بالا يك يا چند نفر ماشين نويس در اختيار او مي گذارند. به كارهاي محرمانه رسيدگي مي كنند و اشخاصي كه براي ملاقات با كارفرما مي آيند براي آنها وقت مي گيرند. حسابهاي مخصوص را نگهداري و صورت جلسات و گزارشات را تنظيم نمايد. او مستقيماً با روسا و سايرين در ارتباط بوده و از تمام اسرار و اهداف سازمان مطلع مي باشد. بنابراين بايد وظايف محوله را بنحو احسن انجام دهد. او بايد از سرعت عمل در تصميم گيري به موقع و حس همكاري و انعطاف پذيري به اندازه كافي بهره مند باشد.
| امتیاز | 5.00 از 5 |
|---|---|
| تعداد صفحات | 80 |
| فرمت فایل | ppt |
| حجم فایل | 1197.056 KB |
رضا معصومی –
توضیح کامل، ارتباط خوب بین موضوعات، بیان قوی… عالی بود.