خلاصه کتاب مبانی سازمان و مدیریت

خلاصه کتاب مبانی سازمان و مدیریت

سازماندهی
فرآیند مدیریتی مستمری است که مزایا و معایب زیر را دارا می باشد. مزایا:
1- ایجاد تخصص و مهارت در افراد
2- کارکنان زمان را براي حرکت از وظيفه اي به وظيفه اي ديگر از دست نمي دهند
3- تمرکز بر يک وظيفه موجب مي شود که افراد وظايف خود را آسان تر و اثر بخش تر اجرا کنند.
4- تقسيم کارموجب مي شودکه کارکنان فقط نيازداشته باشند چگونگي انجام وظيفه کاري خود را بدانند وبه فرايند کلي کاري ندارند
معایب:
1- وظايف تکراري موجب کسالت مي گردد.
2- غيبت از کار
3- بي تفاوتي نسبت به سازمان و ديگران
فرآیند سازماندهی: شامل چهار مرحله زیر می باشد :
1-تقسیم کار: مزایایی از جمله افزایش مهارت کارکنان صرفه جویی در زمان آسان تر شدن وظایف وعدم فشار برای شناخت وظیفه راداراست ، اما معایبی از جمله احساس از خود بیگانگی، کسالت و بی حوصلگی وغیبت از کار به وجود می آید.
2- واحد سازی: فرآیندی است که در آن مشاغل مختلف در گروه های منطقی دسته بندی شده تا کل سازمان شکل گیرد و به دو نوع واحد سازی سنتی و واحد سازی های مدرن تقسیم می شود.
الف) واحد سازی سنتی:
(A واحد سازی بر اساس وظیفه :
برای گروه بندی مشاغلی است که با مهارتهای تخصصی ارتباط دارند، روشی منطقی و اثبات شده است که موجب بالا رفتن توانایی افراد میشود و به مدیران برای کنترل موثر کمک می کند اما معایب زیر را داراست:
1) در مواردی مانند وسعت حوزه جغرافیایی کارایی ندارد
2) وفاداری کارکنان به واحد مخصوص به خود می باشد نه به کل سازمان
3) دشوار شدن انطباق سازمان با تغییرات محیطی
4) عدم آماده سازی افراد و کارکنان برای ایفای نقش های مدیریتی در سطوح بالاتر
(B واحد سازی بر اساس نوع محصول :
در این نوع واحد سازمانی مدیران مشاغل را بر طبق تنوع تولید کالاها و خدمات طبقه بندی میکنند که دارای مزایایی چون حداکثر استفاده از تخصص های انسانی و سرمایه های اختصاص داده شده، سرعت در هماهنگی و آموزش مدیران و تنوع در تولید کالاها و خدمات و معایبی چون استخدام افراد بیشتر و افزایش هزینه، دشواری در کنترل محصولات گوناگون توسط مدیران ارشد و فراموش شدن فعالیت های وسیع تر سازمان به دلیل تمرکز کارکنان به محصول خود می باشد.
(C واحد سازی بر اساس منطقه جغرافیایی:
در این نوع واحد سازی برای کوتاه کردن تاثیر مسافت شعبات سازمان در مناطق مختلف جغرافیایی دایر می شود که مزایایی از جمله بهبود در هماهنگی فعالیت های محلی ، افزایش استخدام افراد محلی و کاهش هزینه ، توسط ارتباط با مردم و امکان پاسخ گویی سریع و کارآمد را داراست اما معایبی از جمله رشد محدود سازمان بدلیل کمبود نیروهای متخصص ، تکرار برخی خدمات وافزایش هزینه و دشواری در هماهنگی و کنترل واحدهای مختلف سازمانی را دارا می باشد.
(D واحد سازی بر اساس نوع مشتری:
این نوع واحد سازی بر مبنای نوع مشتریان و از رده میانی به پایین اجرا می شود . مزایای آن حمایت از نیازهای مشتری و درک مسائل آنان و افزایش مهارت در شناخت مشتری را داراست اما معایبی از جمله دشوار بودن هماهنگی و نیاز مدیر به کارکنان ماهر و متخصص در رابطه با مشکلات مشتریان راداراست.
(E واحد سازی بر اساس فرآیند تولید:
در این نوع واحد سازی برمبانی فرآیند های مختلف تولید یک کالا واحد سازی میشود مانند کارخانه ایران خودرو مزایای آن عبارتست از دستیابی به مزیت های اقتصادی به کاربردن تکنولوژی تخصصی. معایب آن شامل دشواری و صرف وقت در هماهنگی واحد ها ، نامناسب بودن این شیوه برای پرورش مدیران عمومی و نیز واگذاری مسئولیت سود دهی به مدیران سطح بالای سازمان می باشد.
ب) الگو های جدید واحد سازی:
باگذشت زمان صاحبنظران دریافتند که با توجه به پیچیدگی و تغییرات دنیای امروزی واحد سازی سنتی نمی تواند جوابگوی بسیاری از سازمانها باشد. بنابراین الگوهای جدید را بنیان نهادند که عبارتنداز :
(A ساختار پیوندی (ترکیبی) یا بر مبنای پروژه:
در این نوع سازمان دهی مشاغل بر طبق مهارتهای مورد نیاز در یک پروژه دسته بندی می شوند و به صورت تیمی فعالیت
می کنند. مزایای این نوع واحد سازی عبارتست از :
1) مشکلات ناشی از سلسله مراتب و کندی ارتباطات کاهش می یابد .
2) ضعف یک واحد بر کل سازمان تاثیر گذار نیست و کنترل و ارزیابی توسط مدیران میانی و عملیاتی ساده تر است.
3) رقابت سالم و سازنده برقرار بوده و کارایی و اثر بخشی بالایی دارد اما در طولانی مدت معایبی از جمله جداشدن اعضای تیم پروژه و دشوار شدن ارتباطات و نیز فراموش کردن اعضای تیم پروژه از اهداف راهبردی وکلی سازمان راداراست.
(B ساختار ماتریسی (خزانه ای ):
دراین ساختار نیروهای متخصص سازمان در خزانه های تخصصی قرار میگیرند و هر گاه برای اجرای پروژه ای سازمان احساس نیاز کند افراد مورد نیاز برای انجام آن پروژه از خزانه های تخصصی تامین می شوند و پس از پایان پروژه به خزانه باز می گردند. این ساختار برای سازمانهایی مناسب است که دارای برنامه های کوتاه مدت و موقتی هستند . در این ساختار اصول سنتی سازمان دگرگون شده و از اصل سلسله مراتب و وحدت فرماندهی تخطی شده است. مزایای این نوع واحد سازی عبارتست از :
1) حداکثر استفاده از نیروها و منابع سازمان فراهم شده و همه پروژه ها امکان استفاده مساوی از منابع را دارند
2) بدلیل آمیخته شدن ارتباطات افقی و عمودی با یکدیگر ارتباط نزدیکتری میان اعضای سازمان برقرار شده و واحدهای صف و ستاد در داخل پروژه به هم نزدیک می شود.
3) این ساختار به سرعت خود را با تغییرات محیطی هماهنگ کرده و انحلال سازمان پس از پایان یک پروژه و جایگزینی آن برای پروژه دیگر به سهولت امکان پذیر است.
اما معایبی از جمله احساس عدم ثبات کارکنان و در نتیجه نابسامانی های روحی و نیز تضاد میان مدیر پروژه و مدیر خزانه
وجود دارد.

www.DigiFiles.org