سر پرست دبیرخانه

سر پرست دبیرخانه
کلیات
از وظایف منشی های هرسازمان ، آشنایی با اصول دریافت ، ثبت و صدور نامه های وارده و صادره حوزه مدیریت وتوزیع آن ها بین پرسنل است.سر پرست دبیرخانه در مدیریت و سازمان نقش مهمی دارد.در راستای این وظیفه ، اطلاعات لازم از مرحله دریافت ، ثبت ،توزیع مکاتبات در این واحد کار به فراگیران ارایه شده است.لازم به یادآوری است که روش های مختلفی در دریافت وتوزیع نامه در سازمانها رایج است که با توجه به فرم تشکیلاتی واختیارات باید نسبت به اجرای آن اقدام کرد.
کنترل نامه های وارده و صادره
مراحل مشروحه زیر در امر کنترل دریافت ، ثبت وصدور مکاتبات اداری در یک سازمان طی می شود.
نامه های وارده به سازمان
کلیه نامه های وارده به سازمان به واحد دبیرخانه ارسال و در صورت لزوم رسید اخذ می شود(به استثنای نامه هایی که از طریق پست به سازمان ارسال می گردد.)
مسئول دبیرخانه (در بعضی از سازمان ها متصدی دریافت نامه ) نامه های وارده را دریافت وپس از کنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان ، صحت تعداد پیوست ها، وجود امضا وسایر نکات لازم نسبت به ارایه رسید اقدام می کند.
نامه های دریافت شده به مسئول ویا رئیس دبیرخانه ارایه شده وروی نامه مهر ورود نامه زده می شود.

www.DigiFiles.org