مکاتبات اداری

مکاتبات اداری:

امروزه همه ما در هر جایگاه شغلی که باشیم، خیلی از درخواست ها و مکاتبات خود را باید به صورت کتبی بیان کنیم و اگر قرار باشد این ارتباط، با یک شرکت، سازمان و یا یک شخصیت حقوقی برقرار شود، بهتر است این ارتباط در قالب “نامه اداری” نوشته شود. از طرفی دیگر به کمک رعایت اصول نگارش در این نامه ها می توانیم به راحتی و هر چه سریع تر به نتیجه دلخواه خود برسیم، زیرا در این نوشته ها سعی می شود تمامی نکات لازم برای رسیدن به یک خروجی اصولی جمع آوری شود.

ارتباط به عنوان فلسفه وجودی سازمان
تعریف ارتباط:
به طورکلی جریان فعالیتهای یک سازمان، زمانی شکل می گیرد که نظام ارتباطی میان اجزای مختلف آن سالم وفعال باشد. نظم، کارآیی وپیشرفت هر سازمان به نظام ارتباطی وچگونگی کاربردآن بستگی دارد.درتشکیل نظام ارتباط سازمانی، وسایل ارتباطی ازقبیل: نامه، تلفنگرام، تلکس، دورنگار و… به عنوان ابزار،به کارگرفته می شوند وازدبیرخانه (به طورعام) نیزبه عنوان هماهنگ کننده و مجری استفاده می گردد.
با توجه به آخرین تعاریف از ارتباط که توسط دانشمندان علوم ارتباطات ارائه گردیده است، می توان دریافت که ارتباطات، انتقال پیام، تحت شرایط معین می باشد.
اهمیت وجود ارتباطات ، در” سازمان “ بر افراد آگاه پوشیده نیست چرا که هیچ سازمانی را نمی توان بدون برخورداری از یک نظام ارتباطی قوی و منسجم استوار نگاه داشت. به عبارتی دیگر:
“ وظیفه نظام ارتباطات درسازمان به مانند وظیفه نظام جریان خون دربدن است. جریان خون در موجود زنده تامین کنندۂ حیات وزندگی اوست، نظام ارتباطات انسانی نیز زندگی و بقای سازمان را تامین می کند.”
بنابراین ارتباط در سازمان را می توان چنین تعریف نمود:
“ تعیین و انتخاب و رساندن پیام در ایجاد تحرک و هدایت رفتارانسانی، با توجه به مراتب و درجات گیرندگان آن، برای رسیدن به اهداف مشترک”

ارکان و عناصر ارتباط:
ارکان، عناصر واجزای یک سامانه (سیستم) ارتباطی عبارتند از:
– پیام دهنده
– پیام گیرنده
– پیام
پیام دهنده می تواند صادر کننده ، “دستور” یا ارائه دهنده “ گزارش “ باشد. پیام گیرنده می تواند ارائه دهنده یا بررسی کننده گزارش وپیام نیز باید دارای قدرت و توان جذب باشد.
به گونه ای که در وهله اول نافذ و جاری گردد.

www.DigiFiles.org