آیین نگارش مکاتبات اداری

آیین نگارش مکاتبات اداری
همکاری گروهی از افراد برای رسیدن به اهداف خاص با استفاده از توانایی‌های نیروی انسانی، لوازم و تجهیزات، منابع مالی، روش‌های انجام کار و تحت نظر مدیریت منسجم. هر سازمان می تواند متناسب با نوع و گستردگی وظایف محوله دارای ساختاری باشد که به آن ساختار سازمانی (بافت سازمانی) می‌گویند. ساختارها در قالب چارت سازمانی (نمودار سازمانی) نشان داده می‌شوند. آیین نگارش مکاتبات اداری در سازمان بسیار مهم است.

نوشتار اداری پیش از هر چیز، وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم است، لذا نوشتن نامه نیز همانند ابزارهای زبانی دیگر، وسیله ای است برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد.
ارتباط درسازمان:
به طور کلی ارتباط فرآیندی‌ است که موجب انتقال اطلاعات بین: دو یا چند نفر، دو یا چند واحد سازمانی و دو یا چند سازمان می‌شود.

جامعه و رابطه با سازمان محل خدمت و روابط سازمانی هم به رابطه با مردم، سازمان های داخلی و رابطه با سازمانهای خارجی تقسیم می شود. از نظر شیوه ارتباط هم به دو شیوه حضوری (جلسه، مصاحبه و مذاکره و …( و غیرحضوری)پیام رادیویی، تلفن، دورنگار، نامه و …) جریان می یابد. انواع ارتباطات اداری نیز به دو صورت: عمودی (بالا به پایین مانند دستور رئیس به زیردستان و پایین به بالا مانند گزارش و درخواست کارمند به رئیس) و ارتباطات افقی که به روابط مابین ادارات و بخش های مختلف سازمانی و رده های هم ارز سازمانی اطلاق می شود. رعایت سلسله مراتب اداری در روابط عمودی، یکی از مهمترین نکاتی است که در روابط و نوشتار اداری باید لحاظ گردد.

www.DigiFiles.org